يعتبر نموذج تسليم عهدة الوثيقة الإدارية والحسابية الأكثر أهمية لضبط ممتلكات المؤسسة وحمايتها من الضياع أو التلف. سواء كنت مديراً للموارد البشرية، أو مسؤولاً عن المخازن، أو حتى موظفاً يرغب في إخلاء طرفه، فإن هذا المستند هو الضمانة القانونية التي تثبت الحالة الفعلية للمعدات والأدوات المسلمة.
يساعد هذا النموذج في تحديد المسؤولية المباشرة عن الأصول، ويمنع النزاعات التي قد تنشأ عند انتهاء الخدمة أو عند نقل الموظف من قسم إلى آخر.
لماذا يجب توثيق تسليم العهدة رسمياً؟
- حماية أصول المؤسسة: يضمن بقاء جميع الأدوات تحت الرقابة ومعرفة الشخص المسؤول عنها في كل لحظة.
- إخلاء المسؤولية: يحمي الموظف من أي مطالبات مالية لاحقة عن فقدان أو تلف لم يكن هو المتسبب فيه.
- الضبط المحاسبي: يسهل عملية الجرد الدوري والمطابقة بين ما هو مسجل في الدفاتر وما هو موجود فعلياً في الميدان.
العناصر الجوهرية في نموذج تسليم العهدة
لكي يكون نموذج التسليم صحيحاً ومعتمداً، يجب أن يحتوي على الآتي:
- بيانات أطراف التسليم: اسم المسلم (الموظف) واسم المستلم (المسؤول عن القسم أو المخازن).
- قائمة العهدة: وصف دقيق للأدوات (كمبيوتر، هاتف، مفاتيح، أثاث، أدوات مهنية) مع الرقم التسلسلي إن وجد.
- حالة العهدة: تحديد الحالة (جديدة، مستعملة بحالة جيدة، تالفة جزئياً).
- التاريخ والتوقيع: توقيع الطرفين يمثل إقراراً قانونياً بسلامة واستلام العهدة.
صيغة نموذجية لنموذج تسليم عهدة (قابلة للتعديل)
نموذج تسليم واستلام عهدة بناءً على طلب الشركة/المؤسسة، قمت أنا (الموظف/المسؤول): ............................................ بالرقم الوظيفي: ............................................ باستلام العهدة الموضحة أدناه، وأقر بأنني المسؤول الأول عن صيانتها والمحافظة عليها: جدول العهدة: 1. [اسم الأداة/المعدات] - [الرقم التسلسلي/العدد] - [الحالة] 2. [اسم الأداة/المعدات] - [الرقم التسلسلي/العدد] - [الحالة] 3. [اسم الأداة/المعدات] - [الرقم التسلسلي/العدد] - [الحالة] أتعهد بإعادة هذه العهدة بحالتها التي استلمتها بها عند طلب الإدارة أو عند انتهاء فترة عملي، وفي حال ضياعها أو تلفها بسبب التقصير، أتحمل المسؤولية المالية المترتبة على ذلك. توقيع المسلم (الموظف): ............................................ توقيع المستلم (المسؤول): ............................................ التاريخ: .. / .. / 2026م
نصائح إدارية عند تسليم العهدة
- الفحص الميداني: لا توقع على استلام عهدة دون تجربتها والتأكد من عملها بكفاءة.
- التصوير الفوتوغرافي: في حالة العهد القيمة، يفضل التقاط صور لها وقت التسليم لإثبات حالتها.
- المخالصة: عند إرجاع العهدة، احرص دائماً على الحصول على “وصل استلام” أو توقيع يثبت إخلاء ذمتك منها نهائياً.
الأسئلة الشائعة حول تسليم العهدة
ماذا لو اكتشفت عطلاً في العهدة بعد استلامها؟
يجب عليك إبلاغ المسؤول المباشر أو قسم المخازن فوراً (خلال 24-48 ساعة) وتوثيق ذلك كتابياً، حتى لا تُحمل المسؤولية عن هذا العطل لاحقاً.
هل يمكن خصم قيمة العهدة من راتبي إذا ضاعت؟
نعم، في حال ثبت تقصير الموظف، يحق للشركة قانوناً خصم قيمة العهدة، ولكن يجب أن يتم ذلك وفقاً للوائح الداخلية وبناءً على تحقيق إداري، وليس بشكل تعسفي.
